Informatiebescherming & privacybewaking

Bescherming persoonsgegevens

Uiteraard mag u van PIT kinderopvang & onderwijs en alle kindcentra verwachten dat er zeer zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. Om die privacy te borgen en te beschermen is een privacyreglement opgesteld. Elke PIT-medewerker moet volgens de richtlijnen die in dit reglement zijn beschreven, werken. U kunt ons privacyreglement hier downloaden.

Algemene verordening gegevensbescherming

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.

De AVG zorgt onder meer voor:

• versterking en uitbreiding van privacyrechten;
• meer verantwoordelijkheden voor organisaties;
• dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders, zoals de bevoegdheid om boetes tot 20 miljoen euro op te leggen.

Overgangsperiode tussen Wbp en AVG

Op 4 mei 2016 is de AVG gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie. De AVG is 20 dagen na deze publicatie in werking getreden. Maar de AVG is pas vanaf 25 mei 2018 van toepassing.

Er zit dus een periode van twee jaar tussen de inwerkingtreding van de AVG en het moment dat deze daadwerkelijk van toepassing is. Deze tijd is nodig om organisaties en toezichthouders zich goed te laten voorbereiden op de AVG. Tijdens deze twee jaar geldt in Nederland nog steeds de Wbp.

PIT bereidt zich voor en is goed op weg

Al onze kindcentra gaan bewust en respectvol om met de gegevens over uw kind(eren) en van u. We zijn ons aan het voorbereiden op de invoering van de Wet per 25 mei 2018. Dit betekent niet dat we nu geen zaken op orde hebben. We beschikken over:

• een register verwerkingsactiviteiten;
• een overzicht van bewaartermijnen;
• een gedragscode internetgebruik voor onze kinderen en medewerkers;
• een protocol meldingsplicht voor (mogelijke) datalekken;
• een protocol datalekken en een privacyreglement;
• een planning van ontwikkeling en onderhoud voor bewustwording en actualisatie van regelingen en procedures.
• een handreiking voor onze medewerkers met de belangrijkste wetenswaardigheden.

Daarnaast:

• vernieuwen we elke drie maanden onze inloggegevens (wachtwoorden);
• zijn USB-sticks binnen onze kindcentra verboden;
• zijn/worden onze medewerkers geschoold op ICT-vaardigheden;
• hebben wij al de nodige verwerkersovereenkomsten met leveranciers van software;
• worden ouders jaarlijks gevraagd om hun toestemming voor gebruik foto- of videomateriaal van hun kind(eren). Dat doen wij op onze eigen wijze.

Er gebeurt al veel, maar het is nog niet genoeg. Daar werken we de periode tot uiterlijk mei 2018 aan. Lukt het niet allemaal dan plannen we deze werkzaamheden in de komende maanden. Deze pagina kan dus in de loop van de komende maanden  veranderen.

Welke gegevens verzamelen wij?

PIT verwerkt gegevens van personeel, kinderen en hun ouder(s)/verzorger(s) en debiteuren en crediteuren. Er worden niet meer gegevens gevraagd en verwerkt dan strikt noodzakelijk zijn voor de taken die wij moeten uitvoeren. Deze taken kunnen zijn: onderhouden van het contact of de relatie, wettelijke vereisten, bijhouden van de ontwikkeling van het kind, financiële afhandeling. In het 'register van verwerkingsactiviteiten' houden we de aard van de gegevens en het verwerkingsdoel bij.

Programma's met persoonsgegevens

De persoonsgegevens zijn nodig voor gebruik in bepaalde administratieve en educatieve programma's. De gegevens blijven ons eigendom en daartoe hebben wij met alle leveranciers 'verwerkersovereenkomsten' afgesloten die het eigendom, de verwerking en de veiligheid van de gegevens regelen. Wij hebben overigens geen relatie met internationale verwerkers buiten de Europese Unie.

Vernietiging of wijziging van gegevens

Eigenaren van de gegevens hebben het recht om hun gegevens in te zien, te wijzigen en/of te laten vernietigen. Wij hanteren daartoe de wettelijke criteria en bewaartermijnen. Voor kinddossiers (inclusief het inschrijfformulier) geldt een termijn van twee jaar na het verlaten van het kindcentrum.

Gebruik beeldmateriaal

Voor het gebruik van beeldmateriaal van personeel of kinderen houden wij een aparte registratie bij. Zowel personeelsleden als ouders van kinderen kunnen expliciet toestemming verlenen of intrekken voor het gebruik van beeldmateriaal voor de website, sociale media, promotie, studiedoeleinden e.d.

Via het inschrijfformulier hebben ouders expliciet wel/niet toestemming verleend voor het gebruik van beeldmateriaal van hun kind(eren). Jaarlijks zullen ouders hierop geattendeerd worden.

Op dit moment onderzoekt PIT of de toestemmingsverklaring specifiek genoeg is. Zodra hierover meer bekend is zullen de ouders worden geïnformeerd.

Zie voor verdere informatie ook:

• de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.
• of de site van Kennisnet
• hier voor onze pagina met veel gestelde vragen over 'Privacy - AVG'.

Het is goed om hierbij te vermelden dan er geen onderscheid is tussen kinderopvang en onderwijs.

Mocht u nog vragen hebben dan kunt u die altijd stellen aan onze Functionaris Gegevensbescherming (info@pit-ko.nl t.a.v. de FG).